Napisati profesionalan službeni e-mail na njemačkom jeziku

Službena elektronska komunikacija u Njemačkoj zahtijeva poštivanje jasnih normi i formalne strukture. Bez obzira na to obraćate li se poslodavcu, državnoj instituciji ili poslovnom partneru, struktura e-maila mora biti pregledna, gramatički precizna i primjereno oslovljena.

Predmet poruke (Betreff)

Predmet poruke mora biti kratak, precizan i informativan. Primatelj već iz naslova treba saznati svrhu dopisa:

• Prijava za posao: Bewerbung als [Naziv pozicije] – [Ime i Prezime] (Referenznummer: 12345)
• Upit instituciji: Anfrage zu meinem Antrag vom [Datum] – Aktenzeichen: [Broj predmeta]
• Obavijest o bolesti: Krankmeldung – [Ime i Prezime] – Personalnummer: [Broj radnika]

Formalno oslovljavanje (Anrede)

Njemački poslovni bonton strogo razlikuje formalno obraćanje od neformalnog. U službenoj prepisci uvijek se koristi zamjenica iz poštovanja (Sie).

Nakon oslovljavanja uvijek se stavlja zarez, a prva riječ u sljedećem redu započinje malim početnim slovom, osim ako je u pitanju vlastita imenica.

Uvodni dio i razlog javljanja

U prvoj rečenici navodi se neposredan razlog pisanja poruke:

• Ich schreibe Ihnen bezüglich unserer gestrigen Besprechung. (Pišem Vam vezano za naš jučerašnji sastanak.)
• Hiermit bewerbe ich mich um die von Ihnen ausgeschriebene Stelle als... (Ovim putem se prijavljujem za radno mjesto...)
• Bezugnehmend auf Ihr Schreiben vom 12. Mai möchte ich mitteilen, dass... (U vezi s Vašim dopisom od 12. maja želio bih obavijestiti da...)

Glavni dio poruke

Glavni dio treba podijeliti u kratke odlomke od dvije do tri rečenice radi lakšeg čitanja.

• Formulirajte zahtjeve jasno i izravno.
• Ako prilažete dokumentaciju, izričito to spomenite: Im Anhang finden Sie meinen Lebenslauf und die relevanten Zeugnisse. (U privitku se nalaze moj životopis i relevantne svjedodžbe).
• Izbjegavajte preduge rečenice i pasivne konstrukcije.

Završna rečenica i poziv na akciju

Prije samog pozdrava uobičajeno je izraziti očekivanje odgovora ili zahvalu na suradnji:

• Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. (Za sva dodatna pitanja stojim Vam rado na raspolaganju.)
• Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung. (Radujem se Vašem odgovoru.)
• Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung. (Unaprijed hvala na Vašoj pomoći.)

Završni pozdrav (Grußformel)

Završni pozdrav ovisi o stupnju formalnosti:

• Najčešći standardni pozdrav: Mit freundlichen Grüßen
• Regionalno uobičajeno na jugu Njemačke: Freundliche Grüße aus München

Nakon završnog pozdrava ne stavlja se zarez. Ime, prezime i kontakt podaci navode se u novom redu:

```text Mit freundlichen Grüßen

Marko Marković Telefon: +49 170 1234567 E-Mail: marko.markovic@email.de ```